Контролируем удаленщиков правильно

К 2024 году все больше компаний переходят на удаленный формат работы — полностью или частично. Такой подход позволяет экономить ресурсы, улучшать условия труда и, наконец, повышать эффективность сотрудников.

В 2023 году число вакансий в России с возможностью удаленной работы выросло до 6,7%. Особенно популярен дистанционный режим в сфере IT, среди разработчиков и тестировщиков программного обеспечения.

Формат удаленки требует особого внимания к контролю. Ведь привычные офисные методы здесь работают мало.

Факторы, влияющие на эффективность удаленных сотрудников

Удаленщики могут работать из любой точки мира и самостоятельно планировать рабочий день. Это — далеко не все положительные аспекты.

Факторы, повышающие эффективность удаленного сотрудника

1) Возможность самостоятельно организовать комфортное рабочее место. Работник может устроить все так, как удобно именно ему, не упираясь в ограничения офисного пространства. Поставить любой стол, стул, приятное освещение. А может вообще работать в кресле-груше, в окружении любимых растений, и использовать аромалампу.

2) Гибкий график работы. Удаленные сотрудники могут выбрать время начала и окончания рабочего дня, зная свою эффективность. А также чередовать периоды труда и отдыха в течение дня так, как удобно им.

3) Минимизация отвлечения на ненужные коммуникации с коллегами. Удаленщики вряд ли оторвутся от важной задачи на часовую беседу у кулера или внезапно подбежавшего коллегу. Специальные программы и инструменты позволяют одновременно всегда оставаться на связи и не отвлекаться на посторонние разговоры.

4) Отсутствие внешних раздражителей. В офисе бывает сложновато сосредоточиться, когда один коллега рядом бурно обсуждает что-то по телефону с подрядчиком, а другие устроили неподалеку импровизированное совещание. Дома удаленные сотрудники работают в тишине. А еще — открывают окна и включают кондиционер или обогреватель так и тогда, когда им хочется.

5) Экономия времени и сил на дорогу до работы. Удаленная работа исключает утренние и вечерние часы в транспорте, когда едешь в давке или стоишь в пробке, и от этого устаешь и портишь настроение еще до начала работы. Меньше времени на дорогу — больше времени на себя, семью и отдых. И экология страдает меньше.

Но все это само по себе не сработает. Для того, чтобы быть продуктивными, удаленные сотрудники должны обладать высокой самодисциплиной, чтобы самостоятельно организовать процесс и не отвлекаться на посторонние дела. А еще — быть проактивными и уметь активно общаться с коллегами и руководителем.

Факторы, снижающие эффективность удаленного сотрудника

Дома у удаленного сотрудника есть не только условия для комфортной работы, но и удобный диван, вкусная еда, любимые питомцы и домашние дела. В такой обстановке работник может почувствовать себя расслабленно и забыть о рабочих обязанностях. Вот еще несколько факторов, которые реально тормозят работу и снижают КПД.

  1. Недостаток общения с коллегами, в том числе неформального, может привести к снижению удовлетворенности работой, ухудшению отношений в коллективе и снижению производительности. Неформальное общение позволяет сотрудникам чувствовать поддержку и понимание со стороны коллег, что способствует укреплению командного духа и решению проблем быстрее и эффективнее.
  2. Отсутствие ощущения постоянного контроля не только в некоторой степени «расслабляет», но может усилить чувство неуверенности и незащищенности. Это ведет к снижению мотивации, ухудшению качества работы и увеличению стресса. Ощущение контроля над своей работой и ситуацией важно для поддержания психологического благополучия и продуктивности сотрудников.
  3. Технические проблемы (низкое качество связи и сложности с домашней техникой), могут замедлить рабочий процесс, вызвать задержки в выполнении задач и потерю информации. Отсюда — конфликты с клиентами, снижение удовлетворенности работой и ухудшение репутации компании.

Переходим к непосредственному влиянию контроля. С одной стороны, он помогает эффективнее работать, развивать чувство ответственности. С другой — чрезмерный контроль может привести к снижению мотивации и росту тревожности.

Как контроль влияет на сотрудников: примеры

Контроль — это хорошо для тех, кто контролирует. А вот самим работникам тотальный надзор может испортить настроение и помотать нервы. Хотя продуманная система контроля может помогать как руководителям, так и линейным сотрудникам.

Примеры положительного влияния контроля:

  • видеофиксация рабочего процесса позволяет выявить точки концентрации внимания и повысить продуктивность. Например, мониторинг рабочего стола не только мотивирует сотрудника меньше отвлекаться, но и помогает понять, какие задачи вызывают трудности и требуют много времени. А значит, подсвечивает направления для оптимизации процессов;
  • разграничение доступа к информационным системам компании помогает предотвратить утечку баз и переманивание клиентов;
  • системы мониторинга рабочего времени позволяют оптимизировать труд и пересмотреть кадровую политику.

Примеры отрицательного влияния контроля:

  • аудио- и видеоконтроль рабочего места может вызвать чувство дискомфорта и снизить мотивацию;
  • внедрение программных комплексов для отслеживания действий сотрудников может привести к утечке персональных данных, их компрометации, а после — к снижению уровня доверия к работодателю.

Грамотно выстроенная система контроля может мотивировать сотрудников и повышать их эффективность

Нормативная база контроля

Права и обязанности удаленных сотрудников регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) — в частности, положениями, вступившими в силу 1 января 2021 года. Они регламентируют в том числе контроль над удаленщиками.

Важные моменты, которые должна учитывать компания:

  • удаленные сотрудники должны дать согласие на контроль, который осуществляет работодатель;
  • работодатель имеет право контролировать выполнение сотрудниками своих трудовых обязанностей;
  • увольнение удаленных сотрудников возможно по тем же причинам, что и офисных работников, включая невыполнение трудовых обязанностей, нарушение дисциплины и уничтожение ценных сведений.

Дополнительно дистанционных работников можно уволить за отсутствие взаимодействия с работодателем в течение двух рабочих дней или переезд в место, где они не смогут выполнять свои обязанности на прежних условиях.

Нормативная база контроля удаленных сотрудников достаточно хорошо проработана и позволяет работодателям эффективно контролировать процесс работы. Но всегда следует помнить о соблюдении прав и интересов работников, чтобы избежать возможных конфликтов и споров.

Варианты контроля

Жесткий контроль может вызвать ощущение постоянного надзора, что снизит мотивацию сотрудников и их желание работать. И, конечно, чрезмерный контроль может привести к тому, что сотрудники будут тратить больше времени на выполнение задач, опасаясь ошибок и наказаний.

Жесткий контроль может создать напряженную атмосферу в коллективе, что негативно скажется на отношениях между сотрудниками.

Рассмотрим самые популярные виды контроля удаленных сотрудников. У каждого — свои достоинства и недостатки.

Постоянный мониторинг

Один из самых распространенных методов контроля. Руководитель может следить за рабочим процессом дистанционного сотрудника, используя специализированное программное обеспечение:

  • CrocoTime;
  • Kickidler;
  • StaffCop;
  • Yaware;
  • Bitcop;
  • «СпрутМонитор».

Такое ПО позволяет отслеживать отправленные документы, время реакции на обращения и особенности взаимодействия с другими сотрудниками.

Преимущества:

  • возможность достоверной оценки продуктивности;
  • контроль нежелательной активности (например, общения в социальных сетях).

Недостатки:

  • психологический дискомфорт для сотрудников;
  • снижение мотивации и производительности труда.

Учет рабочего времени

Руководитель может попросить работника на дистанционке установить на свой компьютер специальное ПО для учета рабочего времени. Это позволит контролировать время начала и окончания работы, а также количество перерывов.

Преимущества:

  • простота использования;
  • возможность анализировать данные о продуктивности сотрудников.

Недостатки:

  • необходимость обучать сотрудников работе с программой;
  • нет возможности контролировать, чем именно занят сотрудник в рабочее время.

Системы мониторинга рабочего времени:

Time Doctor — система отслеживает время, проведенное сотрудниками за работой, и предоставляет отчеты о продуктивности.

Hubstaff — программа для учета рабочего времени, которая также отслеживает активность сотрудников на компьютере и в интернете.

Toggl — сервис для отслеживания времени, который подходит для фрилансеров и малого бизнеса.

Контроль в отчетных точках

Руководитель может отказаться от жесткого контроля и позволить сотрудникам самостоятельно организовывать рабочий процесс в удобное время. Для отслеживания результатов используются чек-поинты (например, выполнить задачу А к дате N).

Преимущества:

  • высокий уровень комфорта для сотрудников.

Недостатки:

  • неэффективен для сотрудников с низкой мотивацией или плохой самоорганизацией.

Выбор варианта контроля удаленных сотрудников зависит от специфики компании, предпочтений руководителя и потребностей сотрудников.

Важно найти баланс между контролем и свободой, чтобы создать комфортные условия для работы и добиться максимальной эффективности.

Как контролируют удаленных сотрудников крупные компании

Крупные компании по всему миру, практикующие удаленную работу, используют различные инструменты контроля. Они не только используют описанные выше способы поодиночке, но и комбинируют их.

  • HubSpot использует систему управления проектами Asana для отслеживания прогресса сотрудников и контроля сроков выполнения задач.
  • В компании Buffer применяется сервис Trello, который помогает распределять задачи и следить за их выполнением.
  • «Яндекс» использует Kickidler. Программа фиксирует действия работника, позволяет выяснить, сколько времени работает сотрудник, какие сайты посещает и что делает в конкретный момент.
  • Zapier использует для мониторинга сотрудников RescueTime, который отслеживает время, проведенное за компьютером, и помогает оптимизировать рабочий процесс.

Заключение

  • Контроль над удаленными сотрудниками — важная задача для любой компании.
  • Контролируйте выполнение задач и оце
Поделиться

Все материалы