Мы все что-то не успеваем. Иногда что-то важное — и это особенно обидно. Наверное, каждый из нас мог бы больше, если бы чуть лучше управлял собой и своим временем, удачнее организовал свою работу и жизнь.

Если вам время от времени приходят такие мысли, то можно подобрать для себя одну из техник тайм-менеджмента — они помогают лучше управлять своим временем и делами. Но таких методик очень много, и разобраться в них непросто . Чтобы облегчить вам выбор, мы собрали в одной статье 15 разных техник тайм-менеджмента. Они описаны так, чтобы было удобно сравнивать, а полезные ссылки были у вас сразу под рукой.

Метод ZTD

Кто придумал: Лео Бабаута, ведущий блога Zenhabits про личную эффективность и тайм-менеджмент.

В чём заключается: ZTD расшифровывается как Zen to Done . Это упрощённая версия GTD, так как Лео считает, что GTD слишком сложен для обычных людей. ZTD строится на 10 простых привычках:

1. Собирайте всю информацию в разделе «Входящие» (как и в GTD).
2. Входящие записи обрабатывайте быстро, не откладывая.
3. Организуйте заметки по категориям в зависимости от их содержимого (как и в GTD).
4. Важные дела планируйте на каждый день заранее , особо крупные дела — на неделю вперёд .
5. Сосредотачивайтесь на одном деле, не распыляйте внимание.
6. Создавайте короткие и понятные списки дел.
7. Войдите в режим и соблюдайте его каждый день.
8. Делайте то, чем вам действительно хочется заниматься.
9. Упрощайте. Формулируйте задачи коротко и ясно, уберите лишние и незначительные из списка.
10. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.

Кому подходит: универсальный метод. ZTD создан на основе GTD, но проще. Если GTD вам нравится, но показался слишком сложным, — попробуйте ZTD.

Где узнать больше:

• Сайт автора (на английском).
• Статья (перевод).

Канбан

Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».

В чём заключается: чертится таблица из трёх столбцов. Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.

Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.

Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.

Кому подходит: канбан изначально придумали, чтобы использовать на предприятиях. Там с его помощью контролировалась работа команды и прогресс проектов. Однако канбан годится и для личного планирования. Его, кстати, можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с временными блоками (о них мы рассказали выше).

Особенности: сейчас канбан популярен, его часто внедряют в компаниях — и на то есть причины . Однако, чтобы это принесло пользу, нужно глубже вникнуть в эту систему, узнать о её нюансах и постараться избежать ошибок .

Где узнать больше

• **Книга:**Дэвид Андерсен. Канбан .
• Статья: 6 причин, почему внедрение канбана может оказаться неудачным .

Zero Inbox

Кто придумал: Мерлин Манн , американский писатель и блогер.

В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить . Не прекращайте это занятие, пока не закончите.

Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.

Автор метода, Мерлин Манн, использовал его для работы с электронной почтой. Но этот метод можно применять и в работе с любой другой документацией. Также его можно комбинировать с GTD: ведь в разделе «Входящие» постоянно скапливается всякая всячина.

Fresh or Fried

В чем заключается: с утра, после сна мозг человека ещё свеж. Затем, со временем, он «жарится», то есть устаёт. Ясно, что с жареным мозгом нормально не поработаешь.

Поэтому сделать нужно вот что:

1. Вечером составьте список дел на завтра.
2. Самые важные и сложные дела поместите в начало дня, чтобы сделать их первыми, пока мозг ещё свежий и у вас есть силы.
3. Те дела, что не так сложны и важны или вам приятны, стоит планировать на вторую половину дня.
4. На следующий день выполняйте дела по списку. В конце дня составьте новый список на завтра.

Кому подходит: тем, кто любит откладывать важные дела в долгий ящик и в итоге не успевает их выполнить.

«Автофокус»

Кто придумал. Марк Форстер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности.

В чём заключается: сначала нужно записать все ваши дела (все — это значит всё, что вы хотите когда-либо сделать). Потом неспешно читайте этот список, пока не остановитесь на какой-то задаче — это должно произойти как бы само собой, интуитивно. Если почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь ей, и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если вы закончили дело — вычеркните его из списка, а если нет — перенесите в конец списка. После этого продолжайте работать со списком задач, каждый раз выбирая себе дело по душе.

Кому подходит: творческим людям, которым тяжело следовать строго определённому плану. А также тем, кто предпочитает интуитивный подход рациональному. Но когда нужно чётко соблюдать сроки и есть много внешних обязательств, «Автофокус» может не подойти.

Где узнать больше

• **Книга:**Марк Форстер. Сделай это завтра .
• Статья: Система управления временем «Автофокус» .

Матрица Эйзенхауэра

Кто придумал: Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США.

В чём заключается: нужно записать все ваши дела, распределив их на четыре группы по важности и срочности:

• срочные и важные;
• срочные, но не важные;
• несрочные, но важные;
• несрочные и не важные.

Кому подходит: тем, кто не понимает, чем стоит заняться в первую очередь, а какие дела можно отложить.

Источник

Особенности: помогает распределить дела по степени важности, но не организует сам рабочий процесс. Для этого можно использовать другие методы.

Система 4D

Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.

В чём заключается: 4D — метод для тех, кто не знает, как таки взяться за свои задачи. К каждому делу можно применить одно из четырёх действий, а именно:

• **Do (сделать).**Важные задачи, которые нужно сделать вам лично, их нельзя выбросить или передать.
• Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то (коллеге, помощнику, секретарю), если у вас нет времени выполнить задачу самому.
• **Delete (удалить).**Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или же неактуальны. От них стоит попросту отказаться.
• **Delay (отложить).**Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Однако, откладывая дело, чётко задайте срок, когда вы к нему приступите.

Выбирайте любую задачу из своего списка — и сделайте с ней одно из этих действий. Потом переходите к следующей.

Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел, если вы уже не понимаете, что с ним делать. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда заниматься тем или иным делом.

Где узнать больше

Статья: 4D Time Management: Delete, Delegate, Defer, Do (на английском).

Источник: Skillbox