Все об электронных чеках

10 июля 2022 г.

Покупатель всегда должен получать чек – бумажный или электронный. Это закреплено в законе 54-ФЗ от 22.05.2003.

При этом электронная версия зачастую несет в себе дополнительные преимущества для бизнеса. Что из себя представляет электронный чек, какие у него преимущества, как его использовать и выдавать давайте разбираться.

Что такое электронный чек

Электронный и обычный чеки два абсолютно равнозначных документа, с помощью которых можно, например, вернуть или обменять товар, обратиться в налоговую за вычетом.

Электронный чек выдает любая компания, оборудованная онлайн-кассой. Есть несколько способов: по имейлу, через СМС или в чате мессенджера.

Электронный чек должен выдать кассир, курьер или компания-агент, принимающая платежи в пользу третьих лиц. Программа ОФД значительно упрощает эту процедуру: она отправляет документ автоматически. Продавец и ОФД заключают специальное соглашение.

Отправка будет бесплатной, если чек придет в мессенджер, например, в Viber, или на электронную почту. Когда документ отправляют по sms, цена зависит от тарифа оператора за пакет.

Цифра VS бумага. В чем различия?

Электронный чек полностью заменяет бумажный и несет больше пользы бизнесу

Между двумя версиями документа есть пять ключевых различий:

Что обязательно должно быть в электронном чеке

Все данные, которые нужны в электронном чеке, перечислены в статье 4.7 54-ФЗ. Конкретный список зависит от того, как покупатель получает документ.

Для SMS предусмотрена краткая версия фискального документа она содержит 6 обязательных пунктов:

  • название;
  • дату покупки;
  • сумму расчета за товар;
  • фискальный признак;
  • номер ККТ;
  • активную ссылку на официальный сайт оператора фискальных данных здесь можно посмотреть полную версию.

В email-версии данных больше дополнительно указывается QR-код с реквизитами:

Если в сделке участвуют юрлица, в цифровом варианте также указываются:

  • наименование покупателя и его ИНН;
  • сумма акциза если товар является подакцизным;
  • номер таможенной декларации если продается импортный товар;
  • страна-производитель.

Если чек выдает платежный агент, в реквизитах укажут сумму его вознаграждения и номер телефона агента, продавца и оператора, который принимает сумму платежа.

Если покупатель приобретает маркированный товар, в чеке пропишут:

  • код товара;
  • серийный номер;
  • код GTIN;
  • знак маркировки.

Вот в каких случаях бумажный чек можно заменить электронным:

  • клиент дал на это свое согласие;
  • клиент передал свои контакты до расчета с продавцом;
  • у отправителя есть соответствующие технические возможности.

Важно: достоверность телефона или имейла кассир или курьер выяснять не должен. Если покупатель сообщит неправильные данные, например, по ошибке назовет не ту цифру или букву, и не получит чек, предъявить претензию продавцу он не сможет. Чтобы избежать спорных случаев, налоговая служба предлагает покупателям воспользоваться специальными сервисами: приложением или разделом на сайте ФНС.

Сочетание онлайн-касс с электронными чеками упрощает работу курьеров

Чем хорош электронный чек?

Электронный чек помогает бизнесу собирать базу электронных адресов и телефонов, ведь покупатели предоставляют эти данные. В дальнейшем это позволит ретейлеру предложить продукт конкретным покупателям.

Напечатанный на бумаге чек представители интернет-ретейла могут использовать лишь тогда, когда курьер отдает покупателю товар и принимает от него деньги. Но если у онлайн-магазина несколько курьеров, значит, каждому нужен ККТ? Вовсе нет. Одну физическую кассу можно установить в торговой точке или головном офисе. А курьеры могут подключаться со своих портативных устройств к облачному кассовому терминалу. Такое решение позволит сэкономить на:

  • покупке нескольких ККТ;
  • подписке ОВД;
  • техническом обслуживании физических касс.

Важно: многие представители e-commerce работают с курьерскими компаниями. В таких случаях именно посредники отвечают за то, чтобы покупатель получил свой чек. Главное закрепить соответствующие юридические договоренности в агентском соглашении.

Цифровой чек это достаточно эффективный рекламный канал. Содержание можно забрендировать: указать сайт компании или разместить логотип. Узнаваемость увеличится.

При использовании электронных чеков офлайн-магазины могут столкнуться с существенной проблемой. Пока кассир будет вбивать контакты клиента, остальным придется ждать своей очереди.

Эту процедуру можно частично упростить, если поддерживать клиентскую базу со всеми необходимыми для отправки чека контактами. Запрашивать электронный адрес и номер телефона тогда придется только у новых покупателей, тогда как данные по действующим клиентам можно подставлять автоматически.

В таком формате сегодня работают многие сетевые супермаркеты. Покупатель устанавливает на смартфон фирменное приложение, где нужно внести свой электронный адрес. Здесь же можно поставить галочку в пункте, который подключает отправку электронного фискального документа.

Такое решение хорошо работает на маркетинговые задачи бизнеса. Например, офлайн-магазин может использовать персональные данные клиентов, чтобы рассылать им информацию о маркетинговых кампаниях и скидках в ближайших точках продаж.

Настройка и отправка электронного чека

Сначала нужно подключить к интернету электронный ККТ. После этого понадобится:

  • подключить кассу к сервису ОФД (интернет-магазины также подключаются к сервису перевода денег);
  • оформить с ОФД договор на отправку цифрового чека;
  • оплатить тариф у мобильного провайдера, чтобы покупатель мог получать чеки в СМС.

Когда покупатель оплачивает товар, кассир или курьер запрашивает чек из кассовой программы или приложения. Затем:

  1. Касса формирует и передает чек в налоговую.
  2. Налоговая обрабатывает содержание чека и возвращает его продавцу.
  3. Система создает код быстрого отклика (QR-код) для сканирования и получения электронного чека.

Вся процедура с электронным чеком занимает 1–2 минуты.

Штрафные санкции, связанные с электронными чеками

В правилах работы с электронными чеками предусмотрены санкции за наиболее серьезные правонарушения, которые прописаны в статье 14.5 КоАП РФ:

Если сотрудник нарушил сроки отправки чека или вообще отказался от этой процедуры, его оштрафуют на 2000 рублей. Если аналогичное нарушение совершила организация, штраф составит уже 10 000 рублей.

Если сотрудник неправильно оформил электронный чек, например, не указал номер телефона покупателя, штраф составит 1500–3000 рублей. Соответственно, организации придется заплатить от 5000 до 10 000 рублей.

Заключение

Электронный чек предлагает бизнесу много преимуществ. Особенно он выгоден тем, кто продает онлайн. Цифровой документ ускоряет процедуру расчета, помогает экономить на физических кассовых аппаратах и бумаге. Электронный чек можно брендировать и тем самым повышать узнаваемость среди потребителей. Главное соблюдать установленные законом правила.

Стать партнёром Халвы

Поделиться: